חשבונית דיגיטלית; כל מה שצריכים לדעת על הפקת חשבוניות ירוקות באופן אוטומטי
חשבונית דיגיטלית – היום זו אולי נראית תוכנה בסיסית שכל עסק יכול לאמץ בקלות, אבל בתחילת שנות ה-2000, כשהקמתי עסק המספק שירותי תמלול הקלטות, המצב היה שונה לגמרי.
כשחיפשו תמלול בגוגל, האתר שלי הופיע במקום הראשון, וההצלחה הזו הביאה לפניות רבות שהציפו את העסק.
לא היתה תוכנה שעוזרת לנהל את כל הבקשות וההזמנות, ולכן יצרתי בעצמי מערכת ניהול עסק עם מסד הנתונים של אקסס.
כך יכולתי להמשיך לשרת את הלקוחות בצורה יעילה, והייתי בין הראשונים שהניחו את היסודות לפתרונות דיגיטליים מתקדמים בניהול עסקי.
אך, היות וגידלתי, עדיין, ארבעה ילדים לבדי לא עלתה בי המחשבה למכור את התוכנה בשוק הפרטי.
המעבר מחשבונית נייר אל חשבונית דיגיטלית מציע מגוון יתרונות משמעותיים לכל עסק, ומסייע לשפר את היעילות והניהול הפיננסי.
ראשית, חיסכון בזמן הוא אחד היתרונות המרכזיים של המעבר הזה. בעוד שתהליך הפקת חשבונית נייר כולל הדפסה, מילוי ידני, שליחה בדואר ומעקב אחר קבלתה.
חשבונית דיגיטלית מאפשרת הפקה מיידית בלחיצת כפתור, שליחה אוטומטית ללקוח, ושמירה בענן בצורה מאובטחת.
כל זה מתבצע בזמן קצר משמעותית בהשוואה לתהליך המיושן.
מעבר לכך, קיימת הפחתה משמעותית בעלויות. הפקת חשבונית נייר כרוכה בהוצאות על נייר, דיו, מעטפות ועלות המשלוח הפיזי.
לעומת זאת, הדיגיטלית מבטלת את כל ההוצאות הללו.
בנוסף, תחזוקת מסמכים פיזיים גוזלת מקום אחסון ולעיתים מצריכה אנשי צוות שיטפלו בארגון החשבוניות.
חשבוניות דיגיטליות נשמרות אוטומטית בתיקיות מקוונות, כך שאין צורך באחסון פיזי, מה שתורם לחיסכון נוסף בעלויות העסק.
עוד יתרון בולט הוא השיפור בניהול הכספים. במקום להתמודד עם ניירת פיזית, שהולכת לאיבוד או מתערבבת, כל חשבונית אונליין נשמרת בצורה מסודרת ומאפשרת שליפה מיידית.
יתר על כן, המערכות שמפיקות חשבוניות דיגיטליות מציעות גם מעקב אוטומטי אחרי תשלומים – כך ניתן לראות בקלות אילו חשבוניות שולמו ואילו עדיין ממתינות לתשלום.
גם מבחינה חוקית, השימוש בחשבוניות דיגיטליות תואם להוראות רשות המיסים ומקל על ניהול הספרים בעסק.
חשבוניות דיגיטליות נחשבות למסמכים רשמיים לכל דבר ועניין, מה שמאפשר לעסקים לעמוד בדרישות החוק בקלות.
בנוסף, המעבר לחשבונית דיגיטלית תורם לשמירה על הסביבה. פחות נייר, פחות דלק למשלוחי דואר, ופחות זיהום הופכים את התהליך לידידותי יותר לסביבה, מה שמגביר את התדמית החיובית של העסק בקרב לקוחותיו.
חשבונית ירוקה חינם
מעבר לחשבונית דיגיטלית מומלצת אינו מצריך בהכרח עלות גבוהה. ישנם פתרונות להפקת חשבוניות דיגיטליות חינם, כמו מערכות מקוונות המציעות שירותים בסיסיים ללא עלות.
עסקים קטנים ועוסקים פטורים יכולים להשתמש בשירותים כמו icount או חשבונית ירוקה כדי להפיק חשבוניות מבלי לשלם על תוכנות יקרות.
הפקת חשבונית דיגיטלית חינם מאפשרת לעסקים חדשים לנהל את הכספים שלהם ביעילות ובחסכון, תוך שהם מקבלים גישה לכלי ניהול מתקדמים, מעקב אחרי תשלומים ושירות לקוחות מקצועי.
מרבית החברות המציעות שירותי חשבונית מתקדמים בישראל מציעות תקופת ניסיון חינם, על מנת לאפשר לעסקים להתנסות במערכת לפני שהם מתחייבים לשירות בתשלום.
חשבונית ירוקה
מציעה תקופת ניסיון חינם ללא הגבלת זמן, אך עם מגבלות על מספר המסמכים שניתן להפיק בחינם. זהו פתרון מתאים לעסקים קטנים שרוצים לבדוק את השירות לפני שהם מתחייבים לתוכנית בתשלום או לכאלה אשר מפיקים מעט חשבוניות בחודש.
iCount
מציעה תקופת ניסיון חינם למשך 45 ימים. במהלך תקופת הניסיון, ניתן להתנסות בכל הכלים המתקדמים של המערכת, כולל הפקת חשבוניות, ניהול מלאי ודוחות פיננסיים.
ריווחית
מציעה ניסיון חינם למשך חודש, במהלכו ניתן להפיק חשבוניות ולבדוק את כל יכולות המערכת. השירות מיועד במיוחד לעסקים קטנים ועצמאיים שמעוניינים לבדוק את הפתרונות של ריווחית לניהול חשבונות.
Invoice4U
מציעה חבילת ניסיון חינם למשך 30 יום, עם גישה לכל הפיצ’רים של המערכת. זה מאפשר לעסקים להפיק חשבוניות ולהתנסות במערכת לפני החלטה על תוכנית תשלום.
חשבשבת
בדרך כלל לא מציעה ניסיון חינם מלא, אך ישנן חבילות מסוימות שכוללות גרסאות בסיסיות שניתן להתנסות בהן, בהתאם לצרכים הספציפיים של העסק.
עמידה בדרישות החוק
רשות המיסים בישראל מחייבת עסקים לעמוד בדרישות ניהול ספרים על פי חוק, וחשבונית מתקדמת דיגיטלית היא אחד הכלים המרכזיים בהקשר הזה.
הפקת חשבונית דיגיטלית רשות המיסים מחייבת שכל חשבונית תכיל את כל הפרטים הנדרשים על פי תקנות המס, לרבות פרטי העסק, פרטי הלקוח, תיאור המוצר או השירות, סכומים מדויקים, ומעמד המע”מ.
בנוסף, על החשבונית להיות חתומה דיגיטלית על מנת להיחשב כמסמך רשמי.
המערכות שמספקות שירותי חשבוניות דיגיטליים, כמו חשבונית ירוקה או iCount, מאפשרות לעסקים לעמוד בדרישות אלה באופן אוטומטי, ללא מאמץ.
כל חשבונית דיגיטלית נשלחת עם חתימה דיגיטלית המאושרת על ידי רשות המיסים, מה שמבטיח את אמינותה ועמידתה בדרישות החוק.
חתימה דיגיטלית זו מקבילה לחתימה ידנית והיא מוכרת מבחינה משפטית ופיננסית. היא מבטיחה שהחשבונית לא ניתנת לשינוי לאחר שנחתמה, ומונעת זיופים.
עמידה בהוראות ניהול ספרים חשבונית דיגיטלית אינה רק עניין של חוק, אלא גם מקלה על התנהלות העסק מבחינת דיווחים לרשות המיסים.
בעזרת המערכות הדיגיטליות, ניתן לנהל תיקי מס מסודרים ולשלוף דוחות בקלות לצורך הגשת דוחות חודשיים או שנתיים.
המערכות האלו מאפשרות לעסקים גם לשמור על מעקב שוטף אחר החשבוניות שהונפקו, תשלומים שנכנסו וחשבוניות שטרם שולמו, מה שמסייע לעמידה מדויקת בזמני התשלום והפקת דוחות רלוונטיים בעת הצורך.
רשות המיסים גם מעניקה יתרונות מסוימים לעסקים שמשתמשים בחשבוניות דיגיטליות, מכיוון שהם עומדים בקלות בדרישות החוק בנוגע לניהול ספרים. שימוש בחשבונית דיגיטלית מסייע להפחית את כמות השגיאות האנושיות שמתרחשות בעת מילוי ידני של חשבוניות נייר. כך, העסק שלכם יכול לנהל את המסמכים הפיננסיים בצורה מדויקת יותר ולמנוע אי-סדרים בהגשת הדוחות הכספיים.
בסיכומו של דבר, המעבר לחשבונית דיגיטלית מספק לא רק פתרון טכנולוגי מתקדם, אלא גם מבטיח לעסקים שהם עומדים בדרישות החוק של רשות המיסים. זהו כלי אפקטיבי שמאפשר לעסק לפעול בצורה חלקה, מסודרת וחוקית, תוך הפחתת סיכון לטעויות ואי התאמות במסמכים הפיננסיים.
הפקת חשבונית דיגיטלית
הפקת חשבונית דיגיטלית היא תהליך פשוט, יעיל ומהיר, שיכול להתאים לכל סוגי העסקים, מעוסקים פטורים ועד חברות גדולות. בעידן הדיגיטלי, הפקת חשבונית דיגיטלית מתבצעת דרך מערכות מקוונות ייעודיות המאפשרות להפיק את החשבוניות תוך דקות ספורות, לשלוח אותן ללקוחות באמצעות מייל ולשמור אותן בענן בצורה מאובטחת.
השלב הראשון בהפקת חשבונית דיגיטלית הוא בחירת מערכת מתאימה. ישנן מערכות רבות בשוק כמו חשבונית ירוקה, iCount וריווחית, שמציעות שירותי הפקת חשבונית דיגיטלית בצורה נוחה וקלה לשימוש. כל שעליכם לעשות הוא לבחור במערכת שמתאימה לצרכי העסק שלכם. חלק מהמערכות מציעות גם תקופת ניסיון חינם, המאפשרת לבדוק את הפונקציות השונות שלהן.
לאחר שנרשמים לשירות שבחרתם, תהליך הפקת החשבונית מתחיל במילוי הפרטים הרלוונטיים של העסק: שם העסק, כתובת, מספר עוסק מורשה או פטור, ותאריך ההפקה. כמו כן, תצטרכו להזין את פרטי הלקוח כולל שמו, כתובתו, מספר זהות או ח.פ אם מדובר בעסק אחר. השלב הבא הוא פירוט השירות או המוצר שנמכר, הסכום המבוקש, וכן המע”מ (אם חל).
ברוב המערכות להפקת חשבונית דיגיטלית, ניתן לשמור תבניות מוכנות מראש, כך שאם מדובר בעסק שמפיק חשבוניות באופן קבוע ללקוחות חוזרים, ניתן להאיץ את התהליך ולהפיק חשבוניות נוספות במהירות.
לאחר מילוי הפרטים, המערכת תיצור עבורכם חשבונית דיגיטלית חתומה דיגיטלית, אשר מוכרת על ידי רשות המיסים ומאובטחת מפני שינויים. את החשבונית ניתן לשלוח ללקוח במייל או להדפיס לפי הצורך.
בנוסף, הפקת חשבונית דיגיטלית דרך מערכות מקוונות מאפשרת לעסק לעקוב אחר החשבוניות בקלות, לבדוק אילו חשבוניות שולמו ואילו טרם שולמו, ולהפיק דוחות מפורטים לצורך מעקב והגשת דוחות שנתיים לרשות המיסים.
השוואת חשבונית דיגיטלית
בארץ קיימות מספר מערכות מובילות להפקת חשבוניות דיגיטליות, כאשר לכל אחת מהן יתרונות ייחודיים ותמחור שונה בהתאם לשירותים המוצעים. הנה השוואת מחירים ויתרונות של כל אחת מהן:
חשבונית ירוקה מחיר
אחת מהמערכות המובילות והפופולריות בתחום החשבוניות הדיגיטליות, עם דגש על ממשק ידידותי ונוח לשימוש. השירות מתאים במיוחד לעסקים קטנים, עצמאיים ועוסקים פטורים. חשבונית ירוקה מציעה 30 ימי נסיון חינם במערכת ולאחר מכן;
- Basic – עד 50 מסמכים בחודש. זמינה רק בתשלום שנתי במחיר של 29 ₪ לחודש (348 ₪/שנה).
- Best – עד 100 מסמכים בחודש. 54 ₪/חודש או 45 שח לחודש בתשלום שנתי.
- Extra – עד 200 מסמכים בחודש. 89 ₪/חודש 74 ₪ לחודש בתשלום שנתי.
ממשק קל לשימוש המותאם לעסקים קטנים עםאפשרות לחבילה חינמית עם מספר מוגבל של מסמכים. כלים מתקדמים לניהול לקוחות ותזכורות גבייה ושירות לקוחות זמין ואיכותי.
iCount
הנה מערכת נוספת המיועדת בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים. iCount מציעה 45 ימי נסיון חינם ומתמקדת במתן פתרון כולל לניהול עסקי, כולל ניהול מלאי, תזרים מזומנים, וחשבוניות דיגיטליות.
Express במחיר 17 ש”ח/חודש
חבילה בסיסית הכוללת מסמכים ללא הגבלה לחודש, ניהול הוצאות, תמיכה, הפקת דוחות. בחבילה זו תידרשו לתשלום נוסף עבור סליקת אשראי. המחיר הזול מתייחס למשתמש אחד עבור עסק אחד.
Advanced עם ניהול הכנסות והוצאות ופיצ’רים נוספים ב 25 ש”ח לחודש.
החבילה במחיר זה מוגבלת לעשרה מסמכים בחודש. המחיר לכל מסמך יורד ככל שתפיקו יותר.
תשלום על מסמכים לפי שימוש, ניהול הוצאות, עד חמש חברות, משתמשים ללא הגבלה, הפקת דוחות מתקדמים, תמיכה בחשבונית ישראל וחיבור ל API.
סליקת אשראי וחיבור לאיקומרס בתשלום נפרד.
היתרונות הם תמחור גמיש המאפשר ללקוחות להוסיף שירותים לפי הצורך. אפשרות לחבילה חינמית לנפח קטן. אינטגרציה עם ניהול מלאי ותזרים מזומנים. • אפשרות להפיק חשבוניות בשפות שונות, כולל עברית ואנגלית.
חשבונית בקליק - סנכרון חשבון הבנק
בעקבות מהפיכת בנקאות פתוחה בבנקים בישראל הפיצ’ר החדש של חשבונית ירוקה, מאפשר חיבור לחשבון הבנק, הוא תוספת מהפכנית שמסייעת לעסקים לייעל את תהליך הפקת החשבוניות בצורה ניכרת.
תכונה זו מאפשרת לחבר את חשבון הבנק שלהם ישירות למערכת חשבונית ירוקה, כך שניתן להפיק חשבוניות ישירות מתוך הנתונים שהתקבלו בחשבון הבנק, מבלי להקליד מחדש את כל הפרטים בכל פעם.
כאשר בעל עסק מקבל תשלום לחשבון הבנק שלו, הפיצ’ר החדש מאפשר למערכת חשבונית ירוקה לשלוף אוטומטית את נתוני העסקה:
סכום העסקה, שם הלקוח, ותאריך התשלום. באמצעות חיבור זה, החשבונית מופקת במהירות ובמדויק, וכל מה שנותר לבעל העסק לעשות הוא לאשר את החשבונית ולהוסיף פרטים נוספים במידת הצורך.
יתרונות הפיצ’ר החדש:
חיסכון בזמן – בעלי עסקים אינם צריכים להקליד ידנית את כל פרטי העסקה. המערכת שולפת את הנתונים ישירות מחשבון הבנק, מה שחוסך זמן יקר בכל פעם שמפיקים חשבונית.
הפחתת טעויות – מכיוון שהנתונים נשלפים ישירות מחשבון הבנק, יש פחות סיכוי לטעויות אנוש, כמו הקלדת פרטים שגויים או פספוס פרטים חשובים. הדבר מסייע גם בעמידה מדויקת בדרישות רשות המיסים.
מעקב שוטף – הפיצ’ר מאפשר לעסקים לעקוב בקלות אחר התקבולים והחשבוניות שהופקו מתוך חשבון הבנק, ולוודא שכל עסקה מדווחת בצורה נכונה ומנוהלת בצורה מסודרת.
ייעול תהליך הגבייה – המערכת מאפשרת לבצע את כל תהליך הפקת החשבונית ושליחתה ללקוח באופן אוטומטי, כך שניתן לסגור עסקאות מהר יותר ולקבל תשלום בצורה יעילה.
ניהול פיננסי נכון ומתקדם בשילוב אוטומציות
חשבונית דיגיטלית היא כלי חיוני בניהול הפיננסי של כל עסק, המאפשרת לייעל את התהליך, להפחית טעויות, ולשפר את הארגון הכספי. השימוש בחשבונית דיגיטלית עוזר לעסקים לשמור על סדר, לעקוב אחר תשלומים ולהפיק דוחות מדויקים בזמן אמת. בין אם מדובר בעוסק פטור, עוסק מורשה או עסק גדול יותר, מעבר לחשבונית דיגיטלית מקל על ניהול ההכנסות וההוצאות.
השימוש במערכות כמו חשבונית דיגיטלית ירוקה, iCount או ריווחית מעניק יתרון בניהול השוטף של העסק. באמצעות כלים דיגיטליים מתקדמים, ניתן להפיק חשבוניות בלחיצת כפתור, לשלוח אותן ללקוחות, ולשמור אותן בצורה מאובטחת בענן. המערכת גם מאפשרת מעקב קל אחר תשלומים: ניתן לראות בקלות אילו חשבוניות שולמו ואילו עדיין בהמתנה לתשלום.
יתרון חשוב נוסף הוא אפשרות הפקת דוחות כספיים מפורטים. מערכות הפקת חשבונית דיגיטלית מספקות דוחות שמסייעים להבין את תזרים המזומנים של העסק, וכך ניתן לקבל החלטות עסקיות מבוססות נתונים. דוחות אלו גם מקלים על הגשת דוחות מס שנתיים לרשות המיסים, תוך עמידה בהוראות ניהול ספרים.
חשבונית דיגיטלית גם מקלה על תהליך הגבייה. בעזרת תזכורות אוטומטיות ללקוחות על תשלומים ממתינים, עסקים יכולים להבטיח תשלום בזמן ולמנוע עיכובים מיותרים.
בנוסף, הפקת חשבונית דיגיטלית היא תהליך מאובטח. חשבוניות דיגיטליות כוללות חתימה דיגיטלית שמונעת שינויים במסמך, מה שמבטיח שהחשבוניות תקפות מבחינה משפטית ופיננסית.
לסיכום, ניהול פיננסי באמצעות חשבונית דיגיטלית משפר את היעילות של כל עסק. היא חוסכת זמן, מפחיתה טעויות, מקלה על תהליך הגבייה, ומספקת ניהול כספים חכם ומאורגן.